Overzicht

Railforum
Railforum is hèt kennisnetwerk om het spoorvervoer en openbaar vervoer te verbeteren!
Railforum is een vereniging waar 3000 leden van 200 organisaties met elkaar in verbinding staan en elkaar uitdagen om oplossingen voor beter spoor en openbaar vervoer anders te zien. Railforum is het kennisnetwerk waar men samen kan uitvinden hoe het nog beter kan. Door de unieke mix van actieve leden snijden we onderwerpen aan die ergens anders niet aan bod komen. Railforum agendeert graag idealen en brengt onverwachte sparringpartners bijeen om dit te realiseren.

Het secretariaat / het team
Het secretariaat van Railforum bestaat uit een hecht team van 5 collega’s die zich met veel enthousiasme inzetten voor meer dan tevreden leden en relaties. Ze hebben klantgerichtheid en creativiteit hoog in het vaandel staan en voelen zich verbonden met elkaar, met hun leden en de wereld van mobiliteit.

Verantwoordelijkheid nemen, eigenaarschap voelen en dienstbaar zijn zit in het DNA van Railforum. Met enthousiasme, plezier, en tegelijkertijd een flink doorwerkende mentaliteit oefenen zij dagelijks hun taken uit. Dit alles om bijeenkomsten te organiseren waar 3000 leden elkaar inspireren tot betere prestaties van spoor en ov.

Functieomschrijving
Ben jij de Officemanager om de operationele zaken van dit secretariaat te runnen? Zorg jij dat alle informatie van en voor de leden en relaties op de website en in het relatiebestand klopt en alles geregeld is voor de collega’s? Daar worden zij heel blij van. In ruil daarvoor krijg jij veel vrijheid, beslisruimte en verantwoordelijkheid. Is dit jouw baan?

Als Officemanager ben je het eerste aanspreekpunt van de vereniging via de mail en telefoon. Daarnaast ben je de webmaster en houd je van alle bijeenkomsten de registraties bij. Dit vraagt om nauwkeurig werken voor een, door jou altijd bijgewerkt, relatiebestand van 3000 relaties. Je staat met beide benen in de operatie. Je regelt, voert zelf uit, instrueert, bewaakt, redigeert, bent kritisch op processen en past tools slim toe.

Samen met de projectassistente, communicatie manager en procesmanager vorm je één team. Daarnaast ondersteun je de directeur bij de secretariële taken.

Taken

  • Zelfstandige en servicegerichte afhandeling van e-mails, telefoonverkeer, agenda- en mailboxbeheer en de daaruit voorkomende acties zelf oppakken of doorzetten naar betreffende collega’s.
  • 100% op orde houden van het relatiebestand (in Access).
  • Dagelijks bijhouden van de website van Railforum (in WordPress).
  • Registratie van aan- en afmeldingen van bijeenkomsten (ca. 2-3 per maand), badges maken, gastenlijsten e.d.
  • Ledenregistratie na acquisitie of opzegging en bijhouden ledenarchief.
  • Op verzoek gastvrouwrol bij bijeenkomsten.
  • We werken met 4-5 personen in één ruimte, het op orde, schoon en gezellig houden is daarbij een verantwoordelijkheid van het hele team, waarbij jij de spil bent.

Wensen

  • Mbo+ of hbo werk- en denkniveau, liefst aangevuld met werkervaring in het office management.
  • Servicegerichte en dienstverlenende instelling, ook onder druk.
  • Goede communicatieve en sociale vaardigheden.
  • Professioneel vaardig in MS Office (Word, Excell en Access) en kunnen werken met een relatie database.
  • Professioneel vaardig in WordPress als eindredacteur van de website.
  • Inzicht in database processen; sterk in planning en zeer nauwkeuring kunnen werken.
  • Zeer geconcentreerd kunnen werken, ook in één ruimte met de 3 andere collega’s.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
  • Werkervaring op een secretariaat met leden en/of events is een pré.

Aanbod

  • Het betreft hier een functie voor 32 uur per week, maandag-donderdag 8 uur per dag
    Salaris is marktconform, woon-werk vergoeding voor openbaar vervoer en bij uitstekende prestaties is er kans op een 13e maand.
  • Railforum is gevestigd in Utrecht, direct aan station Utrecht Centraal.
  • Om goed grip te krijgen op de kritieke factoren binnen het operationele proces bouw je deze baan in een paar maanden op. Handleidingen zijn hiervoor aanwezig. Vandaar dat de eerste 6 maanden een tijdelijk contract zijn. Daarna beslissen we samen of we de juiste match zijn en dat kunnen bekrachtigen met een vaste aanstelling.

INTERESSE?
Solliciteren kan via dejongh@railforum.nl

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Corina de Jongh, directeur Railforum via 06-52064497. Een taalvaardigheid toets Nederlands en het afnemen van een assessment kunnen deel uitmaken van de procedure.

Over Railforum

Railforum is hèt kennisnetwerk om het spoorvervoer en openbaar vervoer te verbeteren!

Railforum is een vereniging waar 3000 leden van 200 organisaties met elkaar in verbinding staan en elkaar uitdagen om oplossingen voor beter spoor en openbaar vervoer anders te zien. Railforum is het kennisnetwerk waar men samen kan uitvinden hoe het nog beter kan. Door de unieke mix van actieve leden snijden we onderwerpen aan die ergens anders niet aan bod komen. Railforum agendeert graag idealen en brengt onverwachte sparringpartners bijeen om dit te realiseren.